Фильтрация данных

Один из удобных методов анализа созданного документа — использование фильтрации данных, которая позволяет находить и отображать нужные данные в списках. Фильтрация дает возможность выводить на экран только те значения, которые отвечают заданным условиям отбора для столбцов, не внося изменений в сам документ. Возможен отбор и по нескольким столбцам, то есть можно одновременно применять несколько фильтров.

При этом каждый следующий фильтр отбирает данные, отфильтрованные предыдущим. Отфильтрованные данные по-прежнему можно изменять, редактировать, использовать для создания диаграммы, но при этом нельзя изменять и перемещать их порядок.

Арифметические функции учитывают и ячейки, которые не отображаются из-за применения фильтра. Возможны три типа фильтрации списков:

• Автофильтр — для автоматической фильтрации и создания однострочных списков;

• Стандартный фильтр — для создания фильтрации согласно параметрам по умолчанию;

• Расширенный фильтр — для создания фильтрации с более сложными условиями отбора. К одному диапазону ячеек в пределах столбца можно применить лишь один вид автофильтра.

-Для получения корректных результатов фильтрации рекомендуется не использовать в одном столбце данные разных форматов, например текст и числа, числа и даты, поскольку для каждого столбца может использоваться только один тип команды фильтра. В противном случае, если в столбце будет находиться несколько форматов, отобразится только команда для преобладающего формата.

Как применить автофильтр

1. В окне открытого листа выделите столбцы данных или весь диапазон данных.

2. Откройте меню Данные и в списке команд наведите курсор на пункт Фильтр.

3. В раскрывшемся списке щелкните по строке Автофильтр.

4. В первой строке выбранного диапазона отобразятся стрелки полей списка.

5. Щелкните по стрелке списка нужного столбца и выберите условие фильтрации:

• Все — для отображения полного списка;

• 10 первых — для отображения

• 10 верхних значений списка;

• Стандартный фильтр — для переключения в режим работы с окном Стандартный фильтр;

• Пусто — для отображения только пустых ячеек;

• Не пусто — для отображения заполненных ячеек. 6. Отобразятся только строки, соответствующие фильтру. При этом в качестве заголовка также будет отображаться первая строка диапазона ячеек.

-О наличии фильтрации строк можно судить по пропущенным номерам строк. Цвет кнопки со стрелкой в столбце, где производилась фильтрация, изменится.

Как отобразить отфильтрованные строки

В окне открытого листа раскройте список нужного столбца и выберите условие фильтрации Все.

Как применить стандартный фильтр

1. В окне открытого листа выделите столбцы данных или весь диапазон данных.

2. Откройте меню Данные и в списке команд наведите курсор на пункт Фильтр.

3. Щелкните по строке Стандартный фильтр.

4. В окне Стандартный фильтр щелкните по кнопке До полнительно и выберите критерии фильтрации:

• Учитывать регистр — для учета при фильтрации прописных и строчных букв;

• Область содержит заголовки столбцов — для включения в первую строку диапазона ячеек заголовков столбцов;

• Копировать результат в — для размещения в выбранном диапазоне результатов фильтрации. Диапазон задается после активации пункта Сохранить условия;

• Регулярное выражение — для использования в определении фильтра подстановочных знаков;

• Без повторений — для исключения из списка отфильтрованных данных повторяющихся строк.

5. Закройте окно кнопкой ОК.

Как удалить фильтр

1. В окне открытого листа выделите фильтрованный диапазон данных .

2. Откройте меню Данные и в списке команд наведите курсор на пункт Фильтр.

3. В списке щелкните по строке Удалить фильтр.

Как применить расширенный фильтр

Данный фильтр не создает раскрывающиеся списки столбцов. Для фильтрации используется диапазон условий, который располагается над списком, что позволяет задавать более сложные варианты отбора. Диапазон условий отбора (матрица фильтра) должен включать заголовок столбца с тремя (как минимум) пустыми строками.

1. В окне открытого листа скопируйте необходимые заголовки столбцов диапазонов в свободное место.

2. В строке под заголовками введите критерии для фильтрации.

-Горизонтально расположенные данные в строке будут логически связаны оператором И, а вертикально расположенные данные в столбцах — оператором ИЛИ.

3. Откройте меню Данные и в списке команд наведите курсор на пункт Фильтр.

4. В раскрывшемся списке щелкните по строке Расширенный фильтр.

5. В окне Расширенный фильтр  щелкните по кнопке Дополнительно и выберите критерии фильтрации (аналогично стандартному фильтру).

6. Щелкните по кнопке Свернуть/развернуть и выделите на листе созданную матрицу фильтра.

7. Закройте окно кнопкой ОК.

-На листе останутся видны только строки, содержимое которых соответствует заданным критериям фильтрации, а остальные строки будут временно скрыты. Для их отображения откройте меню Формат, выберите пункт Строка, а затем — Показать.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Скачать Openoffice
Добавить комментарий

:) :D :( :o 8O :? 8) :lol: :x :P :oops: :cry: :evil: :twisted: :roll: :wink: :!: :?: :idea: :arrow: :| :mrgreen: